|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynadledda 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Iau, 14 Ebrill 2016 |
|
|||
|
Amser: |
10.30 - 12.30 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (04-16) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy (Prif Weithredwr a Chlerc) (Cadeirydd) Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) Anna Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol) Non Gwilym (Pennaeth Cyfathrebu) Elisabeth Jones (Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol) Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau Ariannol) Mark Neilson (Pennaeth TGCh) Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi) Kathryn Potter (Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil) Mike Snook (Pennaeth Pobl a Lleoedd) Craig Stephenson (Cyfarwyddwr Gwasanaethau’r Comisiwn) Dave Tosh (Cyfarwyddwr Adnoddau’r Cynulliad) Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth) Siân Wilkins (Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau) Gareth Watts (Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio) Lowri Williams (Pennaeth Adnoddau Dynol |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Sulafa Thomas (Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn) Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
2 Nodyn cyfathrebu i'r staff – Mark Neilson
Cytunodd Mark Neilson i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cyfarfod y Bwrdd Rheoli – 7 Mawrth
Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 7 Mawrth.
4 Cofnodion y Sesiwn Datganiad Llywodraethu ar 22 Chwefror
Cytunwyd ar gofnodion y sesiwn Datganiad Llywodraethu ar 22 Chwefror fel cofnod cywir.
Y prif eitemau
5 Paratoi ar gyfer y Pumed Cynulliad
Cyflwynodd Sulafa Thomas gyfres o ddogfennau a baratowyd fel egwyddorion y fframwaith cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, a rheolau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i’r Prif Weithredwr. Roedd y rhain wedi eu hadolygu a’u diweddaru ers y Pedwerydd Cynulliad yng ngoleuni profiad ac arfer gorau a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn newydd i’w gymeradwyo yn ei gyfarfod cyntaf.
Trafododd y Bwrdd Rheoli y fframwaith a’r argymhellion. Dywedodd Gareth Watts y byddai’n bendant o blaid argymell i’r Comisiwn y dylai’r terfyn uchaf y gallai’r Prif Weithredwr a’r Clerc awdurdodi gwariant cyfalaf gael ei gynyddu o’r trothwy presennol o £1 miliwn. Byddai hyn yn adlewyrchu’r cynnydd mewn terfynau dirprwyedig mewn rhannau eraill o’r sector cyhoeddus ac, yn benodol, yn dod â Chomisiwn y Cynulliad yn fwy unol â’r trefniadau yn Senedd yr Alban. Mae Corff Corfforaethol Senedd yr Alban wedi dirprwyo awdurdod i’w Clerc a Phrif Weithredwr gymeradwyo gwariant cyfalaf o hyd at £10miliwn a dyfarniadau contract sy’n fwy na £5 miliwn.
Cytunodd y Bwrdd i adlewyrchu hyn yn y papurau a hefyd i sicrhau bod y geiriad yn gyffredinol yn gyson â’r papur strategaeth ddrafft. Cytunodd y Bwrdd Rheoli hefyd i:
· gyflwyno cyfres ddwyieithog o ddogfennau i’r Comisiwn ar gyfer ystyried sut y maent yn dymuno derbyn papurau i’w hystyried yn y dyfodol;
· cynnwys sôn am y Bwrdd Taliadau ac am gyfraniad y Dirprwy Lywydd yng nghyfarfodydd y Comisiwn;
· cael gwared ar yr amod o ran Rhyddid Gwybodaeth o’r ddarpariaeth ar gyfer datgan cyfarwyddiadau;
· dod â’r paragraff ar gyfrifoldebau Comisiynwyr ymlaen yn y papur (paragraff 5 yn Atodiad A ydyw ar hyn o bryd) i sicrhau bod pwysigrwydd rôl y Comisiynwyr yn fwy eglur.
Yn olaf, gofynnodd Sulafa Thomas i’r Penaethiaid sicrhau bod tudalennau mewnrwyd yr Aelodau yn gyfredol, ac i ddynodi staff a allai fod ar gael ar fyr rybudd ar gyfer y digwyddiadau i groesawu’r Aelodau a’r Agoriad Brenhinol.
6 Arolwg Staff 2016
Bu’r Bwrdd yn trafod y trefniadau ar gyfer yr arolwg staff nesaf. Roedd yr arolwg yn effeithiol y llynedd gyda’r gyfradd ymateb yn uchel iawn, sef 93%. Cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion:
· eleni, byddai’r arolwg yn cael ei gynnal dros gyfnod o bedair wythnos o ddydd Llun 16 Mai tan ddydd Gwener 10 Mehefin; a
· byddai’r cwestiynau, y cynnwys a’r fformat adrodd yn aros yr un fath er mwyn ein galluogi ni i’w gymharu’n uniongyrchol ag arolwg y llynedd, a byddai gwybodaeth ychwanegol gyda themâu’r is-benawdau er mwyn darparu eglurder a chyd-destun i arolygon yn y dyfodol.
Cytunwyd y byddai dadansoddiad o ganlyniadau’r arolwg yn cael ei gyflwyno i’r Comisiwn yn yr hydref.
Cafodd y Bwrdd y newyddion diweddaraf am gynnydd o ran yr asesiad Buddsoddwyr mewn Pobl, a oedd yn mynd yn dda er nad oes unrhyw adborth ffurfiol wedi dod i law. Mae’r cyfweliadau â staff i ddod i ben ar 22 Ebrill.
7 Cylch gorchwyl y Bwrdd Rheoli a’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau
Cyflwynodd Dave Tosh gylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Bwrdd Rheoli a’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Cafodd y rhain eu trafod er mwyn sicrhau eu bod yn disgrifio’r cyfrifoldebau presennol a’r aelodaeth yn gywir. Cytunwyd ar gylch gorchwyl y ddau fwrdd, gydag eglurhad ynghylch cyfraniad y Bwrdd Rheoli i feddwl yn strategol.
Ystyriodd y Bwrdd hefyd y manteision o barhau â’r Grŵp Senarios, a sefydlwyd i ganolbwyntio ar oblygiadau’r pontio i’r Pumed Cynulliad. Penderfynwyd y dylai’r Bwrdd Rheoli gymryd y cyfrifoldeb ychwanegol o ran y rôl cynllunio Senario.
Cytunwyd hefyd y byddai’r Bwrdd Rheoli yn ymdrechu i gyrraedd sefyllfa fwy diffiniol o ran swyddi yn ystod y gwaith o gynllunio capasiti, fel y gall Penaethiaid Gwasanaethau wneud penderfyniadau yn nes ymlaen, yn hytrach na gorfod cyfeirio’n ôl at y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau mewn achosion sy’n glir.
Camau i’w cymryd:
· Dave Tosh i ddiweddaru’r cylchoedd gorchwyl fel y nodwyd uchod, gan adlewyrchu’r cyswllt rhwng adnoddau mewnol a phenderfyniadau buddsoddi, a hefyd i egluro’r lefelau y mae angen i faterion gael eu dwyn i sylw’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (croesgyfeirio at y cynllun dirprwyo). Dylai’r adolygiad o bapurau’r Comisiwn gael ei ychwanegu at y grid eitemau sefydlog;
· Dave Tosh ac Anna Daniel i gytuno ar y geiriad o ran y byrddau rhaglenni; ac
Blaengynllun y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gael ei gynnwys yn y nodyn o’r cyfarfod i’r Bwrdd Rheoli.
8 Fframwaith Sicrwydd
Cymeradwyodd y Bwrdd Rheoli y Fframwaith Sicrwydd diwygiedig a chytunodd ar y dull o fapio sicrwydd yn y dyfodol. Caiff y Fframwaith ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ACARAC) yn ei gyfarfod ym mis Ebrill.
9 Risgiau Corfforaethol
Adolygwyd y gofrestr a’r dangosfwrdd risg corfforaethol presennol a chytunwyd fod cynnydd da wedi’i wneud o ran nodi a rheoli risgiau corfforaethol yn weithredol.
Byddai Chris Warner yn darparu ‘risg ar dudalen’ (ROAP) ar ddiogelu, i’r Bwrdd ei ystyried yn ei adolygiad nesaf o risg.
Trafododd y Bwrdd y risgiau o ran refferendwm yr UE ac roedd arweiniad yn cael ei baratoi ar hyn o bryd ar gyfer staff ac Aelodau fel mater o flaenoriaeth. Cytunwyd ar y ‘risg ar dudalen’.
Roedd y pontio i’r Pumed Cynulliad ar fin digwydd ac roedd meysydd o bryder o ran cyflawni cyfrifoldebau. Gofynnwyd i Benaethiaid fynd i’r afael â’r rhain yn eu meysydd, os a phan y byddent yn codi.
Cytunwyd ar y ‘risg ar dudalen’ o ran rheolaeth ariannol, gyda rhai ychwanegiadau.
10 Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd
Cyflwynodd Dave Tosh adolygiad o’r dull o gasglu, monitro ac olrhain effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y sefydliad, yn dilyn cais gan y Prif Weithredwr a’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Ansawdd. Byddai’r canlyniad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwnnw yn ei gyfarfod ym mis Mehefin.
Cytunwyd i gynnwys adran ar y gwaith ar reoli perfformiad.
Cloi’r cyfarfod
13 Unrhyw Fusnes Arall
Dywedodd Chris Warner wrth y Bwrdd y byddai drafft cyntaf o’r Adroddiad Blynyddol ar gael ar gyfer ei adolygu a rhoi sylwadau arno erbyn 22 mis Ebrill, a byddai Anna Daniel yn dosbarthu drafft diwygiedig o strategaeth y Comisiwn.
Dywedodd Dave Tosh fod y gwaith o uwchraddio’r Siambr bellach ar ddod i ben.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 12 Mai.